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(1)《申请书》中、日文各一式两份。须用16K全白道林纸，按内容逐项横格打印，第一页右上角留出贴照片处。如日文打字有困难，可以工整的书写体代之。
(2)大学毕业(或研究生毕业)证书复制件一式两份。
(3)大学(及研究生)学习成绩单复制件一式两份，无成绩单者，可由原毕业学校出具在校期间所学课程证明做出学习评语，加盖公章，提供复制件。
(4)推荐信中、日文一式两份，至少有一位专家学者(副教授、副研究员、副总工程师以上)的推荐信。亲笔签名，注明职务，职称。职务在前，签名在后。
(5)交照片10张。要求近照2寸、正面、半身免冠、光纸、着制服的标准像、剪掉白边，背面用铅笔注明单位、姓名、国别，用小纸袋装好。
(二)对日联系入学许可的程序。
《申请书》等各项材料预备齐全后，国家教委正式照会日本驻华大使馆，递交留学人员的全部材料和名册。日本驻华使馆将全部材料经日外务省转交给文部省。文部省学术国际局留学生课(访问学者则由国际学术课)审核每人的材料后，按《申请书》中所填的志愿顺序与各大学、研究所、企业单位-进行联系，探讨接受的可能性。各大学、研究所、企业在接到文部省的通知后、召集有关学者、教授、专家详细审视申请者的专业水平及详细进修计划，以决定本单位能否接受，并将结果答复文部省。文部省接到答复后，在东京通知中国驻日本大使馆，在北京由日本驻华大使馆通知国家教委。
凡属政府间的派遣，需由日文部省批准和统一安排，并由中国驻日大使馆官员对留学人员作身份保证。访问学者由中国使馆官员填写身份保证书；进修书、研究生由我使馆官员向日法务省申请并领取《再留资格认定证明书》。日方的正式“邀请信”都是正式文件，一般都注明被邀请人姓名、赴日身份、接受时间、学习期限、费用负担等项内容，并盖有官方机构或对方邀请单位的上方红色印章。否则，不能向日本驻华使馆提出签证申请。
(三)赴日签证的申请各类公派留学人员，均由国家教委统一办理护照和向日本驻华大使馆申请入境签证。
凡大学本科生、研究生、进修生，在日方通知确定学习单位后，即由中国驻日使馆官员向日本法务省提出入境申请；获批准后，发给《在留资格认定证明书》一式两份，送交日本驻华使馆并提出申请，一般至少需25天才能获得签证。
访问学者：凡大学毕业后具有10一15年以上工作资历，具有讲师或工程师、助研以上职称，并有论文、着作和科研成果者，经国家教委与日本文部省协商，日方同意接受后，可以访问学者身份派出。对访问学者，日方免收一切实验费、研究费、材料消耗费，可无偿使用日方的研究实验设备。
