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1、在填写有关经费支付的内容时，要与“经费支付申告书”的内容一致。
2、填写前要打草稿，注意在正式填写时不要勾抹，也不能用涂改液修改。
3、填写之前把原稿复印留底。
4、正式填写时一定要申请人亲笔填写。
按照下面的要点逐条添入具体内容，然后联贯成文。
1、留学动机――结合自己现状，把向往留学日本的初衷写清楚。
○一直都对日本的文化、语言感兴趣，向往日本留学。
○在多年的学习和工作中磨练自己的意志，觉得留学时机已经成熟。
○在职工作中发现自己水平(日语方面、业务方面)的不足，欲进修的欲望更加强烈。
○得到日本友人的鼓励，留学决心更加坚定。
2、留学目的――来日本的具体学习目的写清楚。(包括为何学习日语的理由)
○一直以来对日语学习的热爱。经过自己的努力，日语水平已经达到何种水平。
○在自己现有的水平之上进一步提高日语水平，弥补在与日本人交流时的不足。
○学习日本先进的科学技术知识(结合将来欲进学的学科)，为将来的工作打好基础。
○了解日本的文化，为中日友好事业尽自己的一份力量。
3、日语学校毕业后的进学希望――对将来欲进学的学科以及大学(院)选择上的志愿。
○目前从事何种工作、发现自己在哪方面的不足，所以希望语言学校后进入大学(院)进修何种学科。
○希望进入何种水平的大学(举出学校的具体名称)。为了考上这样的大学，在语言学校学习的过程中还要注意那些科目的学习(文化课方面，如数学、英语等，或专业课知识)
4、大学毕业后的进路。――毕业后欲留日还是回国，这要跟你前面书写的内容一致。
○大学(院)毕业后希望回国从事与自己所学专业有关的工作。为了活用自己的日语知识，欲找日资或中日合资企业就职。
○回国工作的同时传播日本的文化，为中日友好做贡献。
○或者，毕业后想在日本就职一、二年，体验一下日本公司的工作环境，更进一步了解日本社会，锻炼自己的工作经历。然后再回国发展，传播日本的文化，为中日友好做贡献。
5、留学中的经费支付――非常重要！！无论提出什么样的经费支付理由，都需要提出证明这种理由的证明书以及公证等。
○几年来工作的积蓄。(在职证明书、年收证明书)
○父母亲属的支持。(亲属关系证明和公证书、在职证明书、年收证明书)
○提供上述证明后金额还是过大，说明剩余金额的来源。(遗产、或其他)
上述诸点作为参考，还有其他认为有必要填写的内容，可以添加进去。要注意文字的简练和观点的清晰，不要给人一种在凑字数的感觉。尽量把理由书的一页纸写满，但是不要写得太多出格，这样会给人一种冗长的感觉。
理由书要写成一篇文章，必须把上述诸点联贯成文，并且段落清晰，一目了然。可以把整个理由书分为五段写，各段以“有关……(如‘有关留学目的’)。”开头，这样可以使文章清晰明了。
