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訪問することが事前にわかっていれば、上司に任せきりにするのではなく、それまでに、必要な資料等を自ら用意するようにしましょう。
何が必要かわからなければ上司に尋ね、準備ができても、「○○は用意いたしましたが、ほかに何か必要なものはないでしょうか」と確認をとるようにしましょう。
◆訪問先に着くまでの道中のポイント
徒歩で移動するときは、並んで歩いたり自分が先に行くのではなく、上司の２～３歩後ろをついて歩きます。
少し後ろで、会話はきちんとできる距離がベストです。
後ろを歩いていて、上司に話しかけられても気づかないような距離はよくありません。
周囲の雑音で会話が聞こえないのであれば、近づいても問題ありません。
車やタクシーで移動する際は、上司に先にxxxxxxx
あくまでも、上座に座るのは上司だということを忘れないようにしましょう。
◆訪問先でのポイント
受付で上司が取り次ぎを依頼している間は、一緒に受付まで行かず、後ろで立って待っているようにしましょう。
自分だけ勝手に座って待っているなどということは控えましょう。
ただし、上司にそう指示された場合は、それでも問題はありません。
応接室に通された場合は、車と同じように上司が上座、自分は下座に座ります。
応接室に通されて面会するまでに時間がある場合は、必要な資料は出して準備しておき、上司と最低限の必要事項だけでも再確認しておきましょう。
上司に、訪問先の担当者に向けて自分を紹介してもらったら、名刺を差し出して元気よく挨拶しましょう。
上司がメインの訪問かもしれませんが、自分も会社の代表として、上司と共にその場に存在しているわけです。
前に出るのはあまりよくありませんが、話すことがないからと言って、関心なさそうな態度をとったり、話を聞いてないなんてことは論外です。
座っているだけであっても、相手には間違いなく見られているわけですから、意識して、積極的に話を聞いている姿勢を見せましょう。
上司と先方の話のポイントを、メモに取っておくことも重要です。
だからと言ってうつむいてずっとメモを取っているのも問題です。
話を聞きながら、必要な事柄だけは、しっかりとメモするようにしましょう。
訪問先に着いてしまえば、建物も敷地内も先方の関係者ばかりです。
先方の担当者がいない場でも、訪問先で気の抜けた態度や言葉遣いをしたり、お金の話や、その日の商談の感想を話すのはよくありません。
いつ、誰に見られたり聞かれたりしているかわかりません。
商談についての話は、自分の会社に戻ってから話すようにしましょう。
