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受付担当者は、最低開宴の１時間前には会場に到着するようにしましょう。
女性は特に式場で着替えることも多いですよね。
そういった、着替えやお化粧などの時間も含めると、もう少し早く着いた方が
よいかもしれません。
会場に着いたら、芳名帳、筆、広蓋、招待客名簿、席次表など
必要な備品を準備します。
これらの備品は会場によっては、準備されていない場合もあります。
また、披露宴の１時間前くらいだと、新郎新婦が挙式の場合もありますので
事前に新郎新婦と準備物の確認をしておく方がよいでしょう。
受付では、化粧室やクロークの場所を招待客から聞かれることもあります。
そんな時に戸惑うことのないように、事前にそれらの場所も
確認しておくと良いと思います。
◆ 受付開始
受付は新郎新婦に代わって招待客を最初にお迎えする、いわば披露宴の顔です。
それを念頭に置いた上で、以下のような流れで役割をこなしていきましょう。
招待客が受付に来られたら必ず立って「本日はようこそおいでくださいました」
と一礼します。御祝いの言葉をいただいた場合も、同様に
「本日はお忙しい中、ありがとうございます」と丁寧にお礼を述べます。
次に、芳名帳に記入をしてもらいます。
そのときは、芳名帳を招待客に差し出すか、もしくは手の平を上に向け
指を揃えて芳名帳を指し「恐れ入りますがこちらにご署名願います」と伝えます。
芳名帳には、名前と住所を記入してもらうことになります。
ご祝儀を手渡されたら「ありがとうございます。お預かりいたします」と
お礼を述べた後、両手で受け取り、芳名帳の名前と確認した後、
専用の受け皿に入れておきます。
その後は、席次表や席札を手渡し、時間がある場合は控え室を、
開場されている場合は会場をご案内します。
注意すべき点は大きく２点です。
受付を依頼されるということは、ある程度新郎新婦とも親しい間柄ですので、
招待客の中には自分とも親しい人や、久しぶりに会う友人などもいるでしょうが、
受付で「久しぶりー！！」などと再会を喜んだり騒ぐのはマナー違反です。
ここはぐっとこらえて、再会を喜ぶのは役割を終えた後にしましょう。
そして、もう一つ重要なのはご祝儀の管理です。
受付は大切なご祝儀を預かる場でもあるので、厳重な注意が必要です。
どんなことがあっても、必ず誰かはお金のそばにいるようにしましょう。
招待客や親族を装ったご祝儀の盗難事件なども実際にあるので、
知らない人が親切に「私がお金を管理しておくから、お客様を案内してあげて」
などと言ってくださったとしても、丁重にお断りした方がよいでしょうね。
披露宴が始まったら、ご祝儀と芳名帳を専用の袋に入れて、
事前に決めておいた会計担当者が責任を持って預かるようにしましょう。
最後は、お預かりしたご祝儀を誰に渡せばよいのかも確認しておきましょうね。
本人達なのか、ご両親なのか、または別の人か事前に聞いておきましょう。
誤って違う人に渡してしまった…なんてことがないように、
会計係や最後にいただいたご祝儀を渡す人の顔もちゃんと知っておきましょう。
