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しかし、ＦＡＸは相手の時間を拘束することなく、送信してしまえば、
相手が好きなときに見ることができるのが利点です。
しかも、ＦＡＸは受け取った側がそのまま持ち歩けるという利便性もあり、
画面で見たり、いちいちプリントアウトする手間も省け、
目を通しやすいという特徴もあります。
上記のような利点を活かすために、ＦＡＸで送付した方が便利な書類としては、
簡単な地図や図面、作業しながら手元で見るような指示書、イラストや、
複数で検討してもらうような提案書や依頼状などがあります。
では、これらを送る時に具体的にはどのような点に注意すればよいのでしょうか。
◆ 送信伝票を必ずつける
ＦＡＸを送るときには、必ず原稿以外に送信伝票をつける必要があります。
Ｅメールは、アドレスを個人で所有していることが多いため、
簡単な挨拶で問題ありませんが、会社全体で所有していることが多いＦＡＸは、
見ただけどこから誰に送ったものかわかる書類が必要です。
送信伝票には、以下のような項目があると便利です。
・送信先
相手の会社名、部署名、氏名は必ずいれましょう。
いざ送信するときに間違わないように、送信先のＦＡＸ番号を書く欄があると
番号確認に役立ちます。
・発信人
自社名、部署名、名前、住所、電話番号、ＦＡＸ番号も入れておきましょう。
社名ロゴがある場合は、入れておくとよりわかりやすいと思います。
送信先よりも下に、発信元の欄を作るのが一般的なマナーです。
・日付
送信日は必ず入れておきましょう。
「○日に送ったＦＡＸですが…」と、確認する際にも便利です。
・送信枚数
これは、必須項目です。この項目があることによって、
先方は必要書類が全て届いたかを確認することができます。
この時、「送信伝票を含んだ枚数」か「含まない枚数」かも書き添えましょう。
・件名
これは、Ｅメールと一緒で件名を見ただけで何の書類かわかるような
タイトルをつけて送付するようにしましょう。
・前文
「以下の通りＦＡＸを送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます」
などの一言があるとより丁寧な印象を与えることができます。
送った書類は目を通すだけでよいのか、返答がほしいのかなど、
受け取った側にしてほしい行為についてのチェック項目などもあると便利です。
・本文
前文に続き、何かコメントを書く欄があると便利です。
◆ ＦＡＸを送信する前の確認事項
ＦＡＸを送信する前には、以下のような点を確認しましょう。
・他人に見られても迷惑のかからない内容か
・万一、送信先を誤ってもトラブルのおきないような内容かどうか
・文字や数字は読みやすい大きさか。判読できない可能性のある文字がないか
◆ ＦＡＸを送信するときの注意点
ＦＡＸは簡単な手段であるがゆえ、初歩的なミスも起こりやすい道具です。
まず気をつけなければならないのは、番号の押し間違いです。
必ずディスプレイに表示されている番号があっているか確認した上で、
送信ボタンを押すようにしましょう。
そしてもう一つ気をつけなければならないのが、原稿の裏表です。
これは機械によって違うことが多いので、必ず裏表や上下を確認してから、
送信するようにしましょう。
「送ったつもり」を避けるためにも、送信してから数分後に先方に電話で
届いているかを確認するようにすれば確実ですね。
◆ ＦＡＸのマナー違反
最後のＦＡＸのマナー違反を紹介しておきます。
ＦＡＸは先方の用紙を消耗する通信手段です。
また、通信中は回線を独占するので、その間は先方は他のFAXを受信できません。
枚数が多い場合は、ＦＡＸではなく郵送で送るようにしましょう。
緊急の場合は必ず「これから○○についての資料×枚をＦＡＸで
お送りしたいのですがよろしいでしょうか」と確認した後送るようにしましょう。
また、ＦＡＸは色が薄くなったり、文字がつぶれたりしやすいものです。
薄い色のものやカラーのものは判別しにくいので、送信する前に、
一度モノクロでコピーをとって、きちんと読めるか確認してから
送付するようにしましょう。
