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あなたは上司から、取引先を訪問したいので先方の都合を聞いておいてほしい
と指示を受けました。
そこで先方に連絡を入れたところ、担当者が３日ほど出社しないとのこと。
さて、あなたはここで、どのような対応をとればよいでしょうか。
以下の選択肢から適当なものを選んでください。
Ａ：一旦電話を切って、そのことを上司に報告し上司の指示を待つ。
Ｂ：先方の担当者が不在の理由と、いつ出社するかを聞いて、
それを自分の上司に報告し指示を待つ。
Ｃ：先方の担当者が出社する頃に再度こちらから連絡をするが、
訪問のお約束を入れたいということを伝えてほしい、と伝言を頼み、
先方が不在なので再度連絡を入れなければならないことを
自分の上司に報告する。
Ｄ：取り次いでくれた人に、担当者が出社したら知らせてくれるよう
お願いし、こちらの連絡先を教え、その旨を上司に報告しておく。
Ｅ：取り次いでくれた人に、自分の上司が訪問の約束を入れたいので、
担当者が出社したら、電話を入れてもらえるようにお願いし、
こちらの連絡先を教え、その旨を上司に報告しておく。
◆ 解答と解説 ◆
正解は「Ｃ」です。
あなたが上司に頼まれたことは、「先方の都合を聞くこと」です。
この状況では、都合を聞く相手である取引先の担当者が不在なのですから、
まずは、訪問したいというこちらの意思を伝えておいてもらうのが適切です。
不在の理由を聞くのは筋違いですし、訪問したいのはあなたの上司なのですから、
こちらから折り返し連絡してもらうようお願いするのは、マナー違反ですね。
もちろん先方のご好意で、折り返し連絡がもらえる場合もあるかもしれませんが、
こちらから、再度連絡するようにしましょう。
